BS|ENERGY, Braunschweiger Versorgungs-AG & Co.KG
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Die Idee
Im Projekt werden neue Ansätze zur Prozessoptimierung untersucht, die sich durch den Einsatz von softwarebasierten Robotern ergeben. Dabei geht es um die Automatisierung von Arbeitsschritten bzw. -abläufen, die bisher wiederkehrend und manuell durchgeführt werden. Bei positivem Ergebnis stellt RPA damit eine Option dar, um Fehlerwahrscheinlichkeiten in der Bearbeitung zu reduzieren oder Mitarbeiterfluktuationen (zum Beispiel bei Renteneintritt) zur Senkung von Personalkosten zu nutzen. Das in den ersten, testweise RPA-unterstützten Prozessen erlernte Wissen kann dann für die Skalierung auf das gesamte Unternehmen genutzt werden.
Das Evaluierungsprojekt zur RPA wurde mit einer Laufzeit von sechs Monaten angesetzt. Beteiligt waren etwa 15 Mitarbeiter aus verschiedenen Fachbereichen, der Organisationsabteilung und der IT. Das Projektbudget lag im mittleren fünfstelligen Bereich.
Die Umsetzung
Da es sich bei der RPA-Technologie um eine ganz junge Entwicklung handelt, war es sehr schwierig, Partner mit Vorerfahrungen in der Umsetzung von RPA-Projekten zu finden. Aus der Vergangenheit ist im Unternehmen zudem bekannt, dass Prozessverbesserungsansätze, die klassisch Top-down durchgesetzt werden sollten, nur bedingt erfolgreich waren.
Bei der Umsetzung haben die Erfahrungen mit früheren Prozessautomatisierungen geholfen. Eine wesentliche Erkenntnis daraus war: Große Erfolge gibt es nur in kleinen Schritten. Das heißt, man nähert sich einer Lösung am besten durch iteratives Ausprobieren, Verwerfen, Anpassen und erneutes Testen der Programmierungen. Dies ist unumgänglich, da selbst Standard-Prozesse selten komplett identisch durchlaufen werden und immer wieder spezifische Prozessausprägungen in die Automatisierung eingebaut werden müssen.
Es sollten Mitarbeiter mit einem Background in der Softwareentwicklung am Projekt beteiligt werden. Diesen fällt das Denken in RPA-relevanten Mustern wesentlich leichter als reinen IT-Anwendern. Kenntnisse in anderen Programmiersprachen sind ebenfalls hilfreich (zum Beispiel Python, R).
Außerdem ist die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit besonders wichtig. Das Vertrauen zwischen Mitarbeitern verschiedener Abteilungen ist Grundvoraussetzung für die Überwindung organisatorischer Hürden. Silo-Denken oder Kommunikation nur entlang der formalen Hierarchie sind Hindernisse, die solche Projekte verzögern oder scheitern lassen können.
Bei dem Projekt waren persönliche Netzwerke mit Verbindungen in die lokale Start-up-Szene hilfreich. Hier konnte durch den Austausch ein Technologietransfer herbeigeführt werden, indem Projektbeteiligte entsprechende Events besucht oder den direkten Erfahrungsaustausch mit gleichgesinnten Unternehmen aus der Region organisiert haben.
Ansprechpartner
BS|ENERGY, Braunschweiger Versorgungs-AG & Co.KG
Marco Apel
Managementsystembeauftragter Prozesse- und Organisationsmanagement
E-Mail: marco.apel(at)bs-energy(dot)de
Website: www.bs-energy.de