VKU-Mitgliedsunternehmen erbringen stets zuverlässig die mit dem Kunden vertragsgemäß vereinbarten Leistungen. Vereinzelt lässt die fristgerechte Begleichung der Rechnungen leider auf sich warten. Ein Problem, das durch die Corona-Krise größere und unerfreulichere Dimensionen annehmen könnte. An dieser Stelle ist ein effektives Forderungsmanagement gefragt.
Unter Einbindung von Experten aus der Mitgliedschaft und der Landesgruppe NRW hat der VKU eine Online-Umfrage zu Prozessen des Forderungsmanagements durchgeführt. Mit der Befragung möchte der VKU seinen Mitgliedern die Möglichkeit bieten, die Effizienz des eigenen Forderungsmanagements durch einen bundesweiten Vergleich mit anderen kommunalen Unternehmen zu optimieren. Die Umfrage wurde vom 23. Februar bis zum 3. März 2021 durchgeführt. Es wurden 1.514 Geschäftsführende aus 1.514 Mitgliedsunternehmen des VKU per E-Mail angeschrieben und zur Teilnahme eingeladen. Es haben 225 Personen an der Umfrage teilgenommen, dies entspricht einer Teilnahmequote von 14,9 Prozent.
Die Auswertung der Ergebnisse offenbart, dass viele der Umfrageteilnehmer auf vergleichbare Weise handeln. Im Standardmahnverfahren erfolgen Sperrungen meistens schon bei niedrigeren Beträgen. So werden bereits bei einer Forderungshöhe zwischen 100 bis 150 Euro (Wasser: 45 %, Strom: 69 %, Gas 64% und Wärme 51 %) Sperrungen veranlasst. Strom und Gas sind naturgemäß besonders von Interesse, da dort i.d.R am schnellsten der Zahlungsverzug resultiert. Zunächst wird jedoch eine kostenlose Zahlungserinnerung formuliert (49 %). Hier gibt es einen deutlichen Trend (17%) Kundengruppen individuell zu betrachten und situativ zu handeln. Die Auswertung der Freitextantworten bezüglich des Versands kostenloser Zahlungserinnerungen zeigt, dass sich insgesamt eine leichte Tendenz zu individuellen Lösungen verzeichnen lässt, die auf Grundlage von Erfahrung und Datenauswertung basiert.
Die Gesamtdauer des Standard-Mahnverfahrens beträgt 28-35 Tage (47 %). Die Freitextantworten spiegeln wider, dass eine frühere Sperrankündigung naturgemäß mit einer niedrigeren Gefahr der Anhäufung von Außenständen, einhergeht. Vor der Sperrankündigung werden häufig weitere Maßnahmen durchgeführt. Das Mittel der Wahl zur weiteren effizienten Beitreibung ist hier im Allgemeinen der Einsatz von Sperrkassierern (47 %) und Telefoninkasso (46 %). Die Umfrageergebnisse zeigen jedoch auch, dass hier durch Rechtsanwälte bzw. andere Inkassodienstleister ein Potenzial ergibt, eigene Vollzeitäquivalente durch Legal-Prozess-Outsourcing zu sparen. Es wird deutlich, dass die Forderungseintreibung Personal- und ressourcenintensiv ist und besonders geschultes Personal bedarf. Hierbei zeichnet sich ebenso eine Entwicklung zur individualisierten und datenbasierten Anwendung von Maßnahmen ab.
Die vorgerichtliche Kommunikation läuft bei 98 % der Teilnehmenden per Brief ab. Die Auswertung zeigt jedoch auch, dass zudem digitale und schnelle Kommunikationsformen für Mahnungen genutzt werden. So wird dabei oftmals auf E-Mails (51 %) zurückgegriffen, vereinzelt läuft die Kommunikation auch per „WhatApp for Business“ ab. Bei den angebotenen Zahlungsmöglichkeiten zeigt sich, dass das SEPA-Lastschriftverfahren nach wie vor das präferierte Zahlungsmittel ist (100 %). Weitere Zahlungsmittel sind bei 14 % der Teilnehmenden in Planung. Im Prozess der Ausarbeitung neuer Zahlungsmöglichkeiten stehen Internet-Bezahlsysteme hoch im Kurs: Beliebt sind z.B. „Prepaid-Zähler“, Barzahlen.de, Telecash oder die Zahlung per Paypal.